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电子邮件陷入隐私“迷城”

时间:2016-07-16 09:19来源: 作者: 点击:
邮件归档 是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案,安装简单、管理方便,能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案 企业的员工欲望在应用企业电子邮
   邮件归档是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案,安装简单、管理方便,能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案 企业的员工欲望在应用企业电子邮件体系的同时还能享有电子邮件的隐私权,然而IT部分却是以倍感难堪。邮件隐私抵触正在企业中激化。
  在谈到企业电子邮件时,只要一提到“存档”,员工们就显得群情激愤。然则,IT主管却保持本身的强硬立场: 消息不是私家化的。美国一所大年夜学的CIO Joanne Kossuth曾经说:“人们把电子邮件算作一种记录生活的方法,然则人们不该该把它懂得为一种私有的通信情势。”
  美国诺威治大年夜学信息保障系的副传授Mich Kabay表示,小我邮件与商务邮件之间的模糊界线是今朝企业中存在的一个严重问题。他说:“任何写在企业账户中的邮件就相当于公司的信函。这一点是不应当被忽视的。”
  他说,小我邮件正在污染企业档案、浪费宝贵的资本(包含存储空间),并且形成一种临盆性 的风险,因为它会增长IT人员治理邮件体系的时光。
  Kossuth只是浩瀚试图商量电子邮件应用政策的IT主管中的一位。涉及电子邮件证据的官司备受存眷,以及对相干治理规定的看重,这都是完美电子邮件应用政策的推动身分。
  Gramm-Leach-Bliley法案规定了企业对其内部的所有信息负有义务,而这些信息中的很大年夜一部分都保存在企业的电子邮件体系中。是以,Kossuth说:“我们必须遵守这些司法规定,以免成为审计人员的目标。”
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  应用公共邮件体系照样企业邮件办事,用户正面对着选择。
  为了避免与"大众,"性质的电子邮件产生不该有的混淆,Kossuth地点的学院请求所有的用户都签订一项应用协定。Kossuth说:“如许假如产生什么事的话,我们有权力查看所有应用者的电子邮件。”
  Kossuth对用户应用Yahoo或AOL上的Web邮箱采取了支撑和鼓励的立场。她说:“小我与商务邮件之间必须划清界线。”
  而在另一方面,她经由过程在办事器上设置存储空间限制和邮件的生命周期治理的办法来对用户加以引导。每位学生许可有30MB的存储空间,此后他们必须将数据转移到本地文件夹中。教师和其他工作人员不受存储空间的限制,然则他们必须遵守与学生们同样的邮件存档规矩。办事器保存邮件的时光不跨越30天,而邮件存档期为6个月。6个月的刻日是学院的高等治理人员规定的。
  如许做的原因很简单:“假如邮件的保存时光过长,就必须付出很多精力去保护它们,由此也会让你担当起更多的义务。”Kossuth说,假如学院吃官司,那些陈年的存档邮件就会被用来进行司法查询拜访,而这将是一个既费时又花钱的过程。
  同Kossuth一样,某病院的收集治理员Andrew Kline也在绞尽脑汁解决电子邮件的应用问题。从一开端,他就明白请求病院的员工不要将电子邮件用于小我事务。他说:“电子邮件是临盆力对象。”
  Kline让病院以及60个从属诊所的新员工都签订了一项电子邮件应用政策的协定。他说:“员工们十分清楚我们可以在任何时光查看任何邮件的内容。”
  为了进一步限制小我用处的电子邮件,Kline也开端设定存储限制,他说:“假如你跨越了我们设定的限制,你就是以掉去了收发电子邮件的才能。”今朝,Kline引导的工作小组将电子邮件在办事器上的保存时光设定为3周,不过他们依旧欲望进行体系的改进,并且正在考察若何使电子邮件的保存周期相符医疗保险相干法案的请求。他说:“我们必须将信件保存多长时光呢?是否须要设定离线存储机制?”
  为了保护患者的隐私,Kline设定了邮件的长度限制,使得像X光片如许的病历信息无法经由过程电子邮件传递和共享。他说:“我知道今朝我们的电子邮件还不足够安然,是以任何的患者信息都不该该经由过程电子邮件传来传去。”
  与此同时,他为授权的医护人员供给一种在安然情况下拜访数字图像和其他关键信息的内部网对象。Kline说,在这套体系中,大夫不克不及随心所欲地向任何人发送信息,他们必须向体系挂号信息的收件人。
  他说,让这一切得以成功履行的窍门是病院治理层的支撑。当大夫们向病院的CEO抱怨邮件有太多限制时,CEO果断地站在了IT部分这一边。最后,他弥补说,存储空间的限制以及下载到内部网的规定大年夜大年夜改进了病院的邮件办事器的机能。
  无所谓隐私
  企业的治理者认为,电子邮件应当被视作一种企业信息资产,用户并不具有隐私权。
  Zantaz是一家供给信息治理办事的企业。该公司的市场副总裁Craig Olson说:“电子邮件纯粹是一种营业记录。它是企业信息资本的一部分。”
  他列举了金融范畴的案例。他说:“电子邮件和即时消息一向被作为账簿和记录来保存,是以它们须要被保存4~7年的时光。”
  是以,邮件体系的用户并不具备隐私权。Olson说:“企业其实异常清楚员工们所担心的隐私权问题。然则每一家企业都制订了本身的治理策略。”
  告诉用户电子邮件的应用策略是异常重要的。个中包含策略中的一些关键内容:即信息保存多长时光,谁有权拜访它们,以及何时出于何种来由将被许可拜访。
  安然软件制造商Consul公司的营业开辟与计谋副总裁Marc Van Zadelhoff说,拜访问题是用户最担心的部分之一。
  他说:“你必须确认或人被正式指定担负响应的安然职位。他必须有合法的来由来查看邮件。而这些邮件中必定存在着导致公司受到困惑的一系列事宜的证据。”
  Van Zadelhoff说,用户面对的另一个难题是信息的保护。用户应当清楚地知道IT在部分所做的一切都是为了保存文档体系的安然。他说:“假如邮件的内容忽然可以被所有人查看,没有精确地加以保护,没有精确地存档,这可是个更大年夜的问题。”
  Olson建议企业设立一个首席律例履行官员的职位,以确保企业中所有效户都懂得和拥戴企业关于电子邮件的治理规定。他说:“假如电子邮件资本没有被精确地治理,无疑将会在企业荣誉、股东信念、股票价格以及更多的层面造成严重后果。”
  结论
  在对待企业电子邮件的问题时,职业的心态是异常须要的。不然,其他任何器械都邑让您的企业和您本人面对不尽责守法的风险。
  对于企业治理者或IT部分的负责人来说,处理好邮件隐私权问题须要留意以下几个方面。
   懂得您的公司在邮件存档和隐私方面必须遵守哪些治理规定和相干律例。
   与企业高层治理者或营业部分负责人商谈决定E-mail的保存时光。
   确保所有员工懂得公司的电子邮件应用策略,并且定制应用预期和履行筹划。
   建议用户选择应用小我Web账户或采取本地文件的存储方法。 Exchange签名和加密技术保护邮件信息在保护邮件有多种方式
   按期审计您的邮件体系,确保体系被精确地应用。
  
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